Digitalizzazione dei processi aziendali in ottica di miglioramento continuo

Organizzare i dati e ripensare alle procedure per semplificare e velocizzare il lavoro quotidiano grazie a Internet

Ci sono azioni che si ripetono uguali ogni volta nel lavoro, o che, ad esempio, prevedono una organizzazione di dati che i fornitori inviano via mail o attraverso vari documenti e che poi devono essere organizzati, giusto per fare un esempio.

In entrambi i casi, potrebbero esserci parti o interi processi aziendali che potrebbero migliorare attraverso una gestione digitalizzata, portando quindi ad un miglioramento della qualità del lavoro.

Riprogettare tutti o una parte dei processi aziendali, significa puntare ad una riduzione dell’errore umano, fornendo al team di lavoro un’infrastruttura digitale, che sulla base delle indicazioni fornite, riduce i punti critici e diventa uno strumento per misurare e certificare i processi di lavoro.

I software generalisti: pro e contro

Nel mercato attuale sono presenti tanti software di gestione aziendale, anche di qualità, che possono essere applicati a molti settori e processi aziendali.

Da un punto di vista dei costi, in genere si tratta di un investimento più economico rispetto al software personalizzato, tuttavia proprio perché devono poter rispondere a molte modalità d’impiego, le opzioni a disposizione sono molte e devono essere plasmate, per quanto possibile, sull’azienda. Questo è forse l’aspetto più rischioso, dato che in una fase già piuttosto delicata di riprogettazione dei processi, doversi adattare rischia di diventare controproducente.

In altre parole, non si automatizza più il processo, ma si adatta il processo al software.

La differenza è che attraverso l’analisi prima, e lo sviluppo poi, di un software personalizzato di gestione aziendale, si trovano soluzioni nuove a processi complessi e ricorrenti, in grado davvero di dare un vantaggio competitivo all’azienda.

Decentramento dei processi e usabilità

Un altro vantaggio del passare a processi aziendali digitalizzati è il decentramento.

Aziende che hanno più sedi o collaborano con persone che viaggiano per portare a termine il proprio lavoro, attraverso la digitalizzazione di alcuni processi aziendali, semplificano il passaggio di informazioni e ne decentrano la condivisione.

Un esempio

Nel corso di una visita per la valutazione di un impianto la trasmissione di documenti, prove o report, invece che passare attraverso una mail o un cloud per poi essere inserita nell’incartamento apposito, nel caso in cui non ci siano ulteriori modifiche da fare, potrebbe essere direttamente archiviata nella posizione finale da chi inserisce il materiale mentre si occupa della raccolta.

Misurabilità, qualità e controllo

Attraverso l’automatizzazione dei processi tramite sistemi gestionali si ottengono “dati certi” poiché archiviati via macchina, e in cui l’errore umano si riduce.
Questi dati possono essere utilizzati in azienda per certificare la qualità dei prodotti / servizi realizzati e per identificare in modo più semplice quali sono le parti del processo che si possono ulteriormente migliorare.

Alcuni dei vantaggi identificati da parte di Gianpaolo Castellano nell’adottare un software per l’ottimizzazione dei processi aziendali sono infatti:

• Incremento del know-how tecnologico e riproducibilità dei risultati;
• Definizione di un benchmark oggettivo che rappresenti quanto di meglio, almeno in linea teorica, si può pensare di ottenere dal sistema nelle condizioni specificate;
• Incremento della robustezza e capacità di risposta a eventi imprevisti;
• Incremento della flessibilità e della capacità di adeguamento ai cambiamenti;
• Risposta più rapida e personalizzata alle richieste del mercato;
• Possibilità di condurre analisi marginali e di sensitività;
• Presidiare il confine tra la possibilità e l'impossibilità di realizzare le specifiche desiderate.

Riuscire a identificare quanto del proprio lavoro si potrebbe ottimizzare è complesso, ma attraverso un’analisi da parte di persone esterne ma con una formazione professionale ed esperienza nel settore si può riuscire a trovare il giusto compromesso tra sostenibilità dell’investimento e ottimizzazione dei processi aziendali, in ottica di un miglioramento continuo.