Integrare Internet all'interno dell'iter lavorativo per semplificare, migliorare e attualizzare i processi aziendali
Iniziamo dal principio: qualche giorno fa siamo andati da un cliente che ci aveva richiesto un preventivo per un nuovo sito di e-commerce.
Trattandosi di un’azienda con un catalogo di dimensioni medio-grandi l’idea alla base era definire intanto se fosse possibile sfruttare il gestionale interno dell’azienda per inserire i prodotti presenti all’interno del futuro e-commerce.
Ecco, al di là della soluzione del caso specifico che dipende da alcune variabili tecniche, ci siamo accorti nell’ultimo periodo che sempre più spesso le aziende hanno bisogno che strumenti come i gestionali abbiano una maggiore flessibilità e soprattutto che diano modo di mettere insieme interno ed esterno dell'azienda.
Mi spiego meglio: i gestionali sono di solito ad uso interno (spesso anche spazialmente) mentre a livello aziendale sempre più spesso c'è bisogno di comunicare con l'esterno e chiaramente la cosa migliore in termini di tempo oltre che di mole di lavoro è integrare questi due aspetti.
I gestionali, chiusi in azienda o sempre a disposizione?
Partiamo dall’inizio, i gestionali sono stati tra i primi barlumi di tecnologia che hanno fatto breccia nel mondo del lavoro, Wikipedia dice intorno agli anni ‘70. Sempre secondo Wikipedia il software gestionale “rappresenta l’insieme dei software che automatizzano i processi di gestione all’interno dell’azienda […] e si dividono principalmente in macro gruppi: software di contabilità, magazzino, produzione, budgeting e gestione e analisi finanziaria”.
Ecco, nel caso dei software gestionali classici si tratta di programmi installati in locale, nel proprio computer e a cui si ha accesso utilizzando uno specifico terminale o uno dei terminali collegati alla Rete locale.
Nel caso dei gestionali online, invece è possibile accedervi utilizzando Internet e quindi semplicemente usando un browser (di solito anche da tablet o smartphone). Questo già di per sé permette di sfruttare lo strumento aziendale in modo molto più dinamico e sicuramente molto più vicino al mondo del lavoro di un’azienda di oggi. E questo per quanto riguarda la parte di gestione delle informazioni ad uso interno dell’azienda.
Un accesso unico per comunicare con il resto dell’azienda e con i clienti
Per quello che concerne invece la possibilità di utilizzare uno strumento simile ma per comunicare – ad esempio – i prodotti della nostra azienda, si fa riferimento a un CMS integrato.
Facciamo un esempio concreto (che semplifica sempre) con un altro cliente: l’agenzia immobiliare First Class House, a Siena.
La necessità del cliente era di avere uno strumento unico, che permettesse ai vari agenti che facevano parte dell’agenzia o che decidevano di affiliarsi di sfruttare lo strumento sia per comunicare a livello interno, sia per aggiornare il sito (comunicando quindi con l’esterno).
Quindi, da un lato il gestionale online permette di inserire ai singoli agenti l’attività svolta, segnare i contatti con i clienti e così via, e allo stesso tempo l’integrazione con il CMS dà modo di inserire nuovi immobili da visualizzare online, oppure togliere quelli venduti etc.
Per completezza, interfacciare un gestionale classico (offline) con un CMS non è impossibile, ma è necessario valutare caso per caso.
I 3 motivi del successo dei gestionali online con CMS integrato
Quindi, ricapitolando qual è il valore aggiunto di uno strumento di questo tipo?
- La possibilità di poter gestire attraverso un qualunque browser (web, ma anche mobile) sia la parte di gestione interna dell’azienda (ovvero la parte di gestionale vera e propria) sia quella che creiamo per l’esterno (quella che viene svolta più direttamente dal CMS);
- Due strumenti che si integrano a vicenda, così che la comunicazione interna dell’azienda e quella rivolta verso l’esterno saranno più fluide e semplici da gestire;
- Avere più tempo da dedicare alla qualità del prodotto, alla cura del rapporto coi clienti e a nuovi progetti e migliorie, delegando al software tutto quello che è automatizzabile (come l’integrazione tra i processi di magazzino, vendita online e forniture).
